Datenschutzhinweise zur Arbeitszeiterfassung
Information gem. Art. 13 DSGVO für Mitarbeitende von INSPIRE Martial Arts.
1. Verantwortlicher
Sascha Sander — INSPIRE Martial Arts
Paderborner Str. 99, 32760 Detmold
E-Mail: info@inspire-martialarts.de
Verantwortlich für die Verarbeitung der Arbeitszeitdaten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
2. Zweck der Verarbeitung
Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie der Pausenzeiten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht und als Grundlage für die Lohn-/Gehaltsabrechnung. Zusätzlich: Führung eines Stundenkontos (Soll-Ist-Abgleich anhand vereinbarter Vertragsstunden) sowie Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen.
3. Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i. V. m. § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Für die Kategorie „Krankheit" in der Abwesenheitsverwaltung gilt zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG, da es sich um eine besondere Kategorie personenbezogener Daten handelt — erfasst wird ausschließlich die Kategorie, keine Diagnose oder sonstige Gesundheitsdetails.
4. Kategorien verarbeiteter Daten
Name, E-Mail-Adresse (Login), Datum, Beginn- und Endzeit der Arbeitszeit, Pausenzeiten, Notizen zu Buchungen, Änderungsverlauf (Wer hat wann welche Angabe mit welcher Begründung geändert), vereinbarte Vertragsstunden/Urlaubsanspruch sowie Zeitraum und Kategorie (Urlaub/Krankheit/Sonstiges) von Abwesenheiten. Es werden keine Standort- oder Bewegungsdaten und keine Diagnosen erhoben.
5. Empfänger
Zugriff haben ausschließlich der Betriebsinhaber (Administrator) auf alle Daten sowie jeder Mitarbeitende auf seine eigenen Daten. Weitergabe an Dritte erfolgt nur an Steuerberater/Lohnbuchhaltung zur Abrechnung, soweit erforderlich.
6. Speicherdauer
Arbeitszeitdaten werden mindestens 2 Jahre aufbewahrt (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Eine Löschung erfolgt erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
7. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Ihre eigenen Arbeitszeitdaten können Sie jederzeit über den CSV-Export in Ihrem Konto einsehen und herunterladen.